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A digitalização das empresas era algo que já vinha acontecendo, no entanto, foi impulsionada pela crise gerada pela pandemia de coronavírus. Com o aumento do número de empresas operando remotamente, vários processos que antes eram presenciais tiveram que ser adaptados para o ambiente virtual, como é o caso da integração de novos funcionários.

O onboarding digital envolve todas as atividades desenvolvidas para integração de novos talentos na empresa. Porém, fazer isso a distância pode não ser tão simples como parece. Isso porque a introdução da cultura organizacional aos novos talentos, bem como o estabelecimento de relacionamentos com colegas de trabalho apenas online é mais difícil.

Se você está encontrando dificuldades com esse processo na sua empresa, continue a leitura. No post de hoje nós vamos apresentar algumas dicas práticas para facilitar a recepção e integração de novos colaboradores.

A importância de não ignorar o onboarding digital

O onboarding é um termo em inglês que pode ser entendido como uma imersão em um ambiente institucional. Por esse motivo, o processo de integração é visto como a base para o sucesso e engajamento dos novos colaboradores.

Essa é uma etapa fundamental independentemente da forma de trabalho contratada, porém é especialmente necessária para os trabalhadores remotos.

Isso acontece porque essa adaptação não ocorre naturalmente conforme é visto nas contratações presenciais, é necessário um maior apoio por parte da empresa.

Além disso, existem algumas pequenas distinções que fazem toda a diferença entre o processo de integração presencial e o onboarding digital. Por exemplo, remotamente não é possível recepcionar o novo contratado com um kit de boas-vindas sobre a mesa do escritório. Também não é possível fazer um tour pela empresa ou apresentar os setores e colegas de trabalho para que ele possa criar afinidades mais facilmente.

Essa etapa da chegada é fundamental, pois ajuda a reduzir as taxas de turnover, além de trazer impactos positivos para clima organizacional. Sendo assim, realizar o onboarding digital é algo indispensável para qualquer organização.

Em resumo, dar as boas-vindas aos novos talentos é essencial para aumentar a sua motivação e empenho, o que também é benéfico para a instituição, já que pode promover o desenvolvimento e o sucesso empresarial.

Principais vantagens do onboarding digital

O processo de onboarding digital traz diversas vantagens para a empresa. Os custos de implementar essa abordagem são baixíssimos em comparação aos prejuízos de não a fazer.

Confira abaixo quais são os principais benefícios:

  • Maior engajamento: A integração gera um alto nível de motivação dos funcionários. Portanto, o onboarding digital deve ser construído de forma que possa alinhá-los aos objetivos, valores e missão da empresa.
  • Redução da rotatividade de pessoal: A retenção de talentos deve sempre ser considerada e a melhor forma de fazer isso é desde os primeiros contatos do profissional com a empresa. Um bom processo de onboarding digital faz com que o colaborador se sinta parte do negócio, aumentando a sua produtividade e motivação na realização das tarefas.

Pontos de atenção no onboarding digital

Estabelecer um bom relacionamento entre as equipes à distância é mais complicado, além de ser mais difícil alinhar as expectativas dos colaboradores com a visão e valores da empresa.

A comunicação também é prejudicada durante o onboarding digital, já que é mais fácil acontecer erros de interpretação ou falhas na emissão da mensagem. Outro ponto importante é o suporte técnico virtual, que é de extrema necessidade para apoiar o colaborador durante problemas técnicos que possam surgir nos sistemas utilizados para a realização das tarefas.

Uma política de feedbacks também é fundamental no processo de integração remota. Isso porque é preciso saber se o funcionário está se adaptando bem as rotinas ou se está enfrentando alguma dificuldade que possa prejudicar o seu desenvolvimento.

Como fazer corretamente a integração digital

O onboarding digital precisa ser bem elaborado para que seja eficaz e alcance os resultados desejados. Existem algumas dicas que podem te ajudar durante esse processo. No entanto, é importante ressaltar que ele deve ser moldado de acordo com as necessidades de cada empresa.

Confira as recomendações abaixo:

  • Disponibilize todos os recursos necessários para a realização do trabalho. Confira a necessidade de itens como computadores, cadeiras, microfones e câmeras.
  • Avise os demais colaboradores sobre a nova contratação.
  • Elabore um e-mail de boas-vindas com todas as informações necessárias para iniciar as atividades.
  • Defina um colaborador para apoiar o novo talento durante as primeiras semanas de trabalho, deixando-o a disposição para a resolução de dúvidas.
  • Não sobrecarregue o novo contratado com inúmeras solicitações e cobranças. Entenda que é necessário um tempo para acompanhar o ritmo da empresa e conseguir apresentar resultados. Inclusive, cobranças exageradas podem prejudicar o seu rendimento.

Utilize a tecnologia ao seu favor

As tecnologias podem ser utilizadas de diferentes formas no processo de onboarding digital. É possível utilizar softwares para digitalizar documentos ou criar formulários digitais que podem ser acessados por meio de dispositivos moveis. Isso promove maior flexibilidade para preencher a maioria dos documentos na hora e no local mais convenientes.

Além disso, as plataformas de vídeos são ótimas ferramentas para apresentar a cultura organizacional e recepcionar os novos contratados. Isso também permite que o profissional acesse os conteúdos em qualquer momento e local que desejar.

Outro recurso bastante utilizado são as simulações de realidade virtual. Elas permitem que o colaborador treine em um ambiente parecido com o real e crie maior entendimento sobre os processos a serem realizados.

A gamificação também é outra ferramenta útil nesse processo. Por meio dela é possível elaborar quizzes para mensurar a absorção das informações transmitidas durante o processo de onboarding digital, além de diversos outros tipos de games. Ao contrário do que muitos acreditam, esses recursos também podem ser utilizados também no processo de integração presencial. Essas ferramentas são muito eficazes para fazer com que os colaboradores se sintam parte da empresa com maior rapidez.

Conforme vimos ao longo desse artigo, o onboarding digital exige um maior planejamento e dedicação do que o presencial, já que possui algumas distinções importantes.

Por outro lado, quando o programa de integração de novos colaboradores é bem executado, é capaz de trazer diversos benefícios para a organização.

Veja também: Como a educação corporativa impacta no desempenho do colaborador na empresa

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